Gældende fra 29. oktober 2026

Databehandleraftale

Denne aftale gælder for alle kunder, der bruger FleetFlow. Den beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger på dine vegne, og den er en del af vores vilkår. Du accepterer aftalen, når du opretter en konto.

1. Parterne

Dataansvarlig: Den virksomhed eller person, der har en FleetFlow-konto (herefter "kunden").

Databehandler: Ib Biler, CVR 42411884, Yderupvej 37, 8381 Tilst, som driver FleetFlow (herefter "FleetFlow"). Kontakt: kontakt@fleetflow.dk.

2. Formål og omfang

FleetFlow behandler kun personoplysninger for at levere tjenesten: lagerstyring af biler, beregning af brugtmoms, dokumenter som slutseddel og købsaftale, synkronisering mellem app og web, samt forbindelse til kundens regnskabsprogram, hvis kunden selv slår det til.

FleetFlow behandler kun oplysningerne efter kundens instruks, som er denne aftale og kundens brug af tjenesten. Vi bruger ikke oplysningerne til egne formål, sælger dem ikke og bruger dem ikke til markedsføring.

3. Hvilke oplysninger og hvem

• Kundens brugere: navn, e-mail, firmaoplysninger og login.
• Kundens købere og sælgere: navn, adresse, telefon og betalingsoplysninger, som kunden selv indtaster, fx på en købsaftale eller slutseddel.
• Oplysninger fra regnskabsprogrammet (kun hvis kunden forbinder Billy, e-conomic eller Dinero): bilag, fakturaer og kontosaldi, der vedrører biler. Det kan indeholde navne på kunder og leverandører.
• Bildata: nummerplade, stelnummer, priser og udgifter.

FleetFlow behandler ikke følsomme oplysninger eller CPR-numre, og kunden bør ikke indtaste dem.

4. Regnskabsprogrammer: kun læseadgang

Når kunden forbinder et regnskabsprogram, henter FleetFlow kun data. FleetFlow opretter, ændrer eller sletter aldrig noget i kundens regnskabsprogram. Adgangen gemmes krypteret og kan til enhver tid fjernes af kunden i FleetFlow under Indstillinger eller direkte i regnskabsprogrammet.

5. Sikkerhed

• Al trafik er krypteret med HTTPS.
• Data ligger i databaser i EU, og hver kunde kan kun se sine egne data.
• Adgangsnøgler til regnskabsprogrammer gemmes krypteret (AES-GCM).
• Kun de personer hos FleetFlow, der har brug for det for at drive tjenesten, har adgang, og de har tavshedspligt.

6. Underdatabehandlere

Kunden giver generel tilladelse til, at FleetFlow bruger disse underdatabehandlere:

• Supabase: database og login, data opbevares i EU.
• Cloudflare: server, der henter data fra regnskabsprogrammer og nummerpladeopslag.
• Simply.com: hosting af fleetflow.dk, Danmark.
• Resend: afsendelse af e-mails fra FleetFlow, EU.

FleetFlow giver kunden besked på denne side mindst 30 dage før en ny underdatabehandler tages i brug, så kunden kan gøre indsigelse. Hvis data overføres uden for EU, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en anden gyldig overførselsordning.

7. Hjælp til kunden

FleetFlow hjælper kunden med at opfylde de registreredes rettigheder, fx indsigt, rettelse og sletning, og med sikkerhed og konsekvensanalyser, i det omfang det er rimeligt.

8. Brud på sikkerheden

FleetFlow giver kunden besked uden unødig forsinkelse, og senest 48 timer efter vi er blevet opmærksomme på et brud på persondatasikkerheden, så kunden kan anmelde det til Datatilsynet inden for 72 timer.

9. Sletning

Når kunden sletter sin konto ("Slet konto" i Indstillinger), slettes kundens data og forbindelser til regnskabsprogrammer. Kunden kan inden da eksportere sine data via backup. Hvis kunden afbryder forbindelsen til et regnskabsprogram, slettes adgangsnøglen med det samme.

10. Kontrol

Kunden kan bede om de oplysninger, der er nødvendige for at vise, at aftalen overholdes. Skriv til kontakt@fleetflow.dk.

11. Varighed

Aftalen gælder, så længe kunden har en konto hos FleetFlow. Aftalen følger databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 28 og dansk ret.